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ノウハウ

EXCELで便利な技ショートカット20を紹介

毎日の仕事や作業に欠かせないエクセル。
EXCELの使い方って知らないことが多いです。

マウス不要のショートカットやエクセルならではの機能を覚えると、いつもの作業が格段に楽になります。

ここでは特に覚えておきたい20のワザを紹介します。

セルの移動やワークシートの切り替えなど、いつもはマウスでやっている操作をキーボードでショートカットキーを使うと、サクサク作業できるようになりますよ。

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「Enter」と「Tab」でテキパキ移動

縦移動は「Enter」キーで、横移動は「Tab」キーで素早く。
一番右のセルへ入力後に「Enter」キーを押すと次行の先頭に移動する。

「Shift」を押すと逆向き移動

今のセルより左方向や上方向に移動したいときは、「Enter」キーと「Tab」キーに「Shift」を組み合わせることで逆向きもスイスイ。

「Ctrl」でデータの端まで一気にジャンプ

表の上下左右の端のセルまで一気にジャンプできるのが、矢印キーに「Ctrl」キーの組み合わせ。
大きな表で重宝するワザ。

「Page Up」でシートを瞬時に切り替え

同時に複数のシートで作業しているときに便利。
「Ctrl」+「PageUp」で左隣のシートへ、「Ctrl」+「PageDown」で右隣へ。

「Ctrl」+「Tab」でウインドウを切り替え

たくさんのファイルを開いているときに便利なのが「Ctrl」+「Tab」。
順にウインドウが切り替わります。

エクセル2013では前面に表示していたウインドウへ切り替わり、もう一度押すと元にウインドウに戻る。

「Ctrl」+「;」で今日の日付を一発入力

エクセルには今日の日付や時刻を一発で入力するワザがあります。
今日の日付は「Ctrl」+「;」キーを押すだけ。いちいちカレンダーを確認しなくて済む。

「Ctrl」+「Enter」で複数のセルに同じテキストを一括入力

「Ctrl」キーを押しながらクリックすると複数のセルを選択できる。

セルをクリックしたら、文字や記号を入力し「Enter」で確定。
さらに「Ctrl」+「Enter」を押すと選択した全てのセルに同じテキストが入る。

大きな表も、「Shift」で簡単に全範囲選択

表が大きいと、ドラッグで範囲選択が面倒。
選択範囲の左上のセルをクリックし、「Shift」キーを押しながら右下のセルをクリックすると簡単に選択範囲を指定できる。

日付に曜日を入れたい

日にちに曜日をいちいち入力するのが面倒。
ならば一括変換できるやり方があります。

曜日を表示させたい日にちのセルをすべて選択して、「Ctrl」+「1」を押すと「セルの書式選択」画面の「ユーザー定義」が出ます。
「種類」欄の一覧から「m”月”d”日”」を選び、さらに「(aaa)」を追加で入力して「OK」ボタンを押すと、すべてのセルに曜日が入る。

セル幅の違う表を1枚に印刷する

意外に手こずるのがセル幅の違う表を表示したり、印刷したりすること。
「リンクされた図」として貼り付けると簡単だ。
コピーしたい表を選択し、「Ctrl」+「C」を押す。

貼り付け先のセルを右クリックして、「貼り付けのオプション」→「形式を選択して貼り付け」→「その他の貼り付けオプション」にある「リンクされた図」を選ぶ。
これで印刷すればOK。

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貼り付けた図は元の表とリンクしているので、元の表を変更すると貼りつけ先のデータも更新される。

「1」ではなく「001」と表示させたい

「Ctrl」+「1」キーを押して「セルの書式設定」画面を開く。
「表示形式」タブの「分類」で「ユーザー定義」をクリックし、「種類」欄に「000」と入力する。

「分数」の入力が一発でOK

分数を入れたいのに日付になってしまい困ったことはないですか?
入力範囲を選択し「ホーム」タブの「数値」→「表示形式」で「分数」を選びます。

数値を入力した後、表示形式を変更せずに分数を表示する方法もある。
「1/2」の前に「0」と半角スペースを入れて「0 1/2」と入力する。

半角と全角が混ざったデータを統一する

半角と全角が混ざった表は見栄えが悪いものです。
すべてのデータを半角に修正するには、全角英数カナを半角に変換できるASCを使う。
変換後の電話番号を表示するセルに、「=ASC」と入れ、続いて文字列の範囲を指定するだけで簡単に変換できる。

文字のはみ出し解決1「折り返して全体を表示」でセル内に入れ込む

セルの幅で折り返して、テキストをセル内に収める方法は2つあります。
ひとつはセルを右クリックして「セルの書式設定」へ。
「配置」タブの「折り返して全体を表示する」をチェック。

もうひとつの方法は、「ホーム」タブで「配置」グループの「折り返して全体を表示する」ボタンをクリック。
きれいに文字が収まる。

文字のはみ出し解決2 文字が多いときは「自動的に縮小」

セルを右クリックして、「セルの書式設定」画面を開き。「配置」タブの「縮小して全体を表示する」にチェックを入れる。

文字が小さくなり、セルからはみ出したテキストがきれいに収まります。
ちょっとしたはみ出しなら、これが便利。

文字のはみ出し解決3 狙った位置で「改行する」

セル幅を変えずに文字を収めるにはセル内改行が便利。
テキストのきりのいいところで改行したいときは、狙った位置で「Alt」+「Enter」

「縦書き機能」でタイトルが見やすくなる

表を見やすくするテクニックとして覚えておきたいのが「縦書き」機能。
「ホーム」タブで「配置」グループの「方向」をクリックし、「縦書き」を選ぶ。
縦書きにするセルをあらかじめ「セルを結合して中央添え」にしておき、縦書きになった後でセル幅を狭くするときれい。

文字の先頭を1字空けて美しく

ずらりと並んだ日付。
先頭を1字空けると、ぐっと見栄えのいい表になります。
「ホーム」タブ「配置」グループの「インデント」をクリック。

「コメント」を使いこなせると上級者!

コメントを付けたいセルを選択して、「校閲」タブで「コメントの挿入」をクリックし、コメントを入力する。
セルにポインターを合わせるとコメントが表示されるが、「すべてのコメントの表示」をクリックすると、常にコメントを表示させることができます。

コメントも印刷して資料を作りたい

「すべてのコメント表示」がオンになった状態で「ページレイアウト」タブで「ページ設定」グループの右下隅のボタンをクリックする。
「ページ設定」画面の「シート」タブの「コメント」欄で、「画面表示イメージ」を選択する。

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