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ノウハウ

伝わる文章の書き方&流れと構成

2016/08/18

自分の思っていることが文章で相手に伝わっているのか不安なときってありますよね。

相手が目の前にいる場合は、相手がこちらの表情や声のトーンで感じ取ってくれます。

しかし、文章になるとこちらの表情や声のトーンは相手には伝わりません。

相手に伝わりやすい文章の書き方を考えていきたいと思います。

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伝わる文章の書き方

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まず、自分が相手に伝えたい事を書き出してみましょう。

【例】

この前、食事をごちそうになったお礼。

次に会う時の日程を決めたい。
会った時、何がしたいか知りたい。

自分はカラオケに行きたいことを伝えたい。

待ち合わせ場所を決めたい。

など。

伝えたい事がたくさんある場合は書き出してください。

頭の中だけで考えていると忘れてしまいます。

視覚化するとモヤモヤ感がなくなります。

伝わる文章の書き方の流れ

時系列で書くと伝わりやすく書きやすいです。

過去→現在→未来。

【例】

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先日は食事をごちそうになりありがとうございます。(過去)

今、次に会うときの予定を考えています。(現在)
私はカラオケに行きたです。(現在)

会える日を決めたいので、会える日を教えて下さい。(未来)
待ち合わせしたい場所の候補を教えて下さい。(未来)
何かしたいことがあったら教えて下さい。(未来)

読んでいる人が混乱しない書き方を考えます。

もし、自分が相手だったら理解できるか考えます。

本当にどう書いていいか分からない時は伝えたい事を箇条書きします。

【例】

うまく伝わるか不安なので私がお伝えしたいことを箇条書きにします。

・先日は食事を御馳走していただき感謝しています。

・今度、お会いできる日を教えて下さい。

・私はカラオケに行きたいです。

・何かしたいことがあったら教えて下さい。

・待ち合わせ場所はどのへんがいいか教えて下さい。

伝わる文章の書き方の構成

・挨拶やお礼や感情
(自分の要件を最初は書かず、相手のことを書く)

・過去のことで伝えたい事を書く。

・現在のことで伝えたい事を書く。

・未来のことで伝えたい事を書く。

・挨拶やお礼

まとめ

伝わる文章の書き方はシチュエーションによって変わると思います。

仕事の文章、友達の文章、知り合いの文章など。

客観的に自分の文章を書くのは難しいです。

自分の書いた文章を録音して聞くと客観的になれます。
音声を聞くときは伝える相手の立場で聞きましょう。

一番良いのは相手に伝わっているか聞くことです。
聞きづらいこともあるかと思いますが、そこは勇気です。

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